Se la tua intenzione è entrare nei dettagli e far vedere dozzine di numeri la presentazione non fa per te. Ti conviene usare un altro strumento. Ogni tanto capita di fare riunioni che entrano nei dettagli (riunioni di budget, analisi finanziarie, andamenti delle vendite, ecc.), ma non le considero presentazioni, sono semplicemente dati proiettati che aiutano tutti a vedere gli stessi numeri nel medesimo istante. La differenza con le presentazioni è netta: le presentazioni, quelle che muovono le persone, che vendono o che a volte cambiano il mondo non sono fatte di dettagli.

I dettagli, se necessari, possono venire dopo la presentazione: un’action plan preciso, la definizione di dettaglio di un calendario, alcune decisioni minori, devono tutte avvenire in un secondo momento, in un’altra sede rispetto a quella della presentazione. La presentazione, ciascuna presentazione, ha a che fare con il cambiamento e questo può avvenire solo attraverso le emozioni.

Martin Luther King non ha incentrato il suo famoso discorso sui numeri del problema razziale in America. Non ha elencato statistiche e dati demografici, ha basato tutto sulla frase :”I have a dream“, non “I have some numbers”

Sono le emozioni che ci spingono a cambiare.

Certo, alcune presentazioni possono avere dei numeri all’interno, ma devono essere la minor parte, devono dare un assaggio o fornire la dimensione di un problema. Per esempio, se hai un problema di spese all’interno della tua azienda è più efficace far vedere l’aumento delle spese negli ultimi 3 anni piuttosto che dire semplicemente: “spendiamo troppo”.

Il numero non è il fine della presentazione, il numero serve per dare valore a quello che dici (il dato ha un peso oggettivo) e poi spingere le persone verso la soluzione che proponi al problema (meno spese per i viaggi, cene meno care, ecc). Non è andando nel dettaglio di ogni singola spesa che convincerai le persone a spendere meno, ma facendo capire loro l’importanza di controllare le spese, abbassando i costi e alzando i profitti, in modo di garantire un’azienda sana e spazio per investimenti futuri in persone e attrezzature.

Poi, dopo averli convinti, puoi incontrarli uno a uno e far vedere a ciascuno i dettagli delle proprie spese e come diminuire alcune voci, ma solo dopo. Nelle presentazioni troppi dati annoiano e soprattutto ti impediscono di raggiungere il tuo obiettivo.