Spesso chi prepara una presentazione tende ad inviarla via mail. A volte lo facciamo per abitudine, a volte perché ce lo chiede un collega, il nostro capo oppure un cliente.

Ma questo è anche il modo migliore di rendere inutile il nostro lavoro. Una presentazione è fatta per essere proiettata, deve essere di supporto al nostro speech, non deve essere IL nostro speech.

Se progetti una presentazione con l’idea che debba essere letta, la riempirai di parole per renderla comprensibile e di fatto la trasformerai in un documento Word. Invece bisogna tenere sempre ben distinti i due ambiti (presentazione e documenti).

A volte, però, capita che ci venga chiesto, dopo uno speech, di inviare la presentazione a chi ci ha ascoltato. In questo caso cosa fare?

Innanzitutto, costruisci la presentazione per la proiezione. PowerPoint è fatto per le presentazioni e quello è il suo scopo. La slide devono essere proiettate e di supporto al tuo speech. Questo è il loro compito principale.

Da qui hai 3 diverse strade:

1. Inserisci il testo nelle note
   Utilizza le note di Powerpoint (o programmi simili), lo spazio che di solito serve a chi presenta per inserire un testo più denso e per ricordarsi del proprio speech. Nelle note puoi inserire le spiegazioni delle slide e i passaggi così chi riceve il file via mail può leggerle senza problemi e capirne il senso.
2. Fai un breve riassunto
   Usa un documento (in Word o similare) in cui riassumi lo scopo della presentazione, le idee chiave ecc. Allegalo come nota introduttiva alla presentazione oppure inseriscilo nel corpo della mail.
3. Costruisci un documento misto
   In gergo tecnico si chiama slidedocs, l’ha inventato Nancy Duarte ed è un modo per spiegare la presentazione utilizzando un mix di tecniche (Word + Immagini di slide). Una specie di brochure che aiuta chi legge a seguire la presentazione e il flusso dei pensieri.

Lo so, lo so, stai pensando che queste sono alternative che aumentano il lavoro che devi fare. Hai ragione, ma la questione non è il tempo che dedichi alla preparazione, ma come scegliere di comunicare le tue idee in modo che siano efficaci e persuasive. Altrimenti tanto vale non comunicarle.