Quanto deve essere lunga una presentazione per essere efficace? Non è facile rispondere perché ci sono molti fattori che influiscono sulla durata di uno speech: il tempo a disposizione, il pubblico, il numero di argomenti da trattare ecc. Una cosa però è sicura: è meglio che sia più breve di quanto pensi.

Leggenda narra che Ernest Hemingway, agli inizi degli anni ’20, fece una scommessa con altri scrittori che si trovavano con lui a pranzo. La scommessa – 10 dollari – era che Hemingway sarebbe riuscito a scrivere una storia usando solo 6 parole. Gli altri scrittori accettarono la sfida sicuri di vincere. Hemingway prese un tovagliolo, scrisse 6 parole, lo fece passare tra i commensali e raccolse le vincite della scommessa. Sul tovagliolo c’era scritto:

For Sale, baby shoes, never worn.
(In vendita, scarpe da bambino, mai indossate.)

All’opposto dell’esempio di Hemingway troviamo la scuola, dove abbiamo imparato che un tema doveva essere lungo almeno 3 facciate per ottenere un voto sufficiente. La quantità era più importante della qualità. Lo stesso pensiero ci condiziona in età adulta con il risultato che scriviamo mail, note, e slide lunghe e noiose per chi le legge.

Tutti odiano leggere mail prolisse, eppure commettiamo spesso l’errore di scriverle così. E cosa dire delle presentazioni che dovrebbero durare 30 minuti e si allungano fino a 45 minuti? Io le considero una mancanza di rispetto oltre che una mancanza di preparazione; con l’aggravante che, quando sforiamo i tempi, il pubblico inizia a guardare l’orologio e a distrarsi, rendendo inutili quei 15 minuti in più.

La prossima volta che avrai 30 minuti per fare una presentazione, prova a finire in 20, in questo modo lascerai spazio alle domande e regalerai 10 minuti al pubblico. Non ho mai sentito nessuno lamentarsi perché una presentazione sia durata meno del previsto.

Nella mia esperienza, la brevità è un valore che aiuta a comunicare meglio. Essere concisi, efficaci e precisi è un’arte. Non sto suggerendoti di organizzare una riunione per dire solo 6 parole, ma l’esempio di Hemingway ci ricorda di distillare l’essenza di un messaggio senza diluirlo con parole superflue.

Una mail corta è più efficace di una mail lunga. Una riunione che dura 10 minuti meno del previsto rende tutti felici. Una presentazione breve, che va subito al punto, è più efficace di una discorso prolisso. I parametri con cui eravamo valutati a scuola non valgono nel mondo lavorativo dove less is more, sempre. Soprattutto nelle presentazioni.