PowerPoint non è studiato per dare il massimo con le tabelle. Di frequente, tuttavia, devi usarle per mostrare numeri, dati e cifre che siano di supporto ai tuoi speech e per fornire al tuo pubblico un po’ di “sostanza”.

Ecco 3 consigli per usare al meglio le tabelle nelle tue presentazioni.

1) Non usare le tabelle: troppi dati = niente dati.
Se una tabella contiene troppi dati, non usarla. Avere troppe informazioni è controproducente come nell’esempio qui sotto che riporta la statistica di frequenza di spettacoli e discoteche dei maschi italiani nel 2016 per 100 persone della medesima fascia di età e sesso.

 

In questa tabella sono presenti 125 dati. Se stai parlando ad una riunione tecnica, la puoi analizzarla in dettaglio, e va bene proiettarla. Altrimenti è probabile che tu abbia già perso per strada il 70% del pubblico e, senza attenzione, la tua presentazione è inutile.
In questi casi è meglio rinunciare e non mostrare una tabella. Scegli un grafico che dia un’immagine più generale, oppure mostra solo un numero che riassuma il concetto nel modo migliore. (Per esempio: sapete che il 20% dei maschi italiani ha frequentato una discoteca o una balera nell’ultimo anno?

2) Elimina quanto più “inchiostro inutile” possibile.
Nelle tabelle sono importanti i dati, non gli orpelli estetici. L'”inchiostro inutile” è quello che non da’ informazione. Non pensare che righe e colonne siano necessari per fare chiarezza. Anzi! L’occhio umano è progettato per fare ordine nella confusione: costruirà righe e colonne in automatico.
Vediamo un esempio: la vendita (in volume) di caramelle dal 2012 al 2015 nei paesi europei. Questo è la tipica slide che vediamo proiettata.

Partiamo dalla tabella originale.

Formalmente è costruita nel modo corretto: i numeri sono tutti allineati a destra così è più facile compararli. Inoltre hanno  i punti separatori per le migliaia così è più facile leggerli. Il titolo di ciascuna colonna (2012, 2013, Totale) è allineato con i numeri a cui si riferisce (numeri di pacchetti venduti). Tutto è in ordine, ma si può fare un’ulteriore operazione di semplificazione grafica.

Elimina le righe nere e sostituiscile con il grigi

Elimina la cornice e le colonne

Elimina anche le righe e togli i grassetti:

Riportiamo la tabella in una slide:

L’effetto finale è più pulito, stanca meno gli occhi, la slide risulta leggera e non hai difficoltà a trovare i dati che ti interessano. No hai difficolta, infatti, a percepire righe e colonne anche se non sono evidenziate da righe disegnata.

3) Focalizza l’attenzione del tuo pubblico.
Se stai facendo una riunione commerciale, hai tutto il tempo per analizzare i dettagli dei dati che presenti. Ma se usi le tabelle per dare forza alla tua idea,  i dati non sono il centro della tua presentazione, ma solo qualcosa “a supporto”. In questo caso non puoi stare 5 minuti su di una slide con una tabella.

Se, per esempio, lavori nel dipartimento Marketing di un’azienda di caramelle e devi convincere i tuoi capi a lanciare nuovi prodotti, non puoi stare lì ad analizzare i dati di vendita paese per paese. Il tuo scopo è lanciare nuovi prodotti. Hai iniziato la presentazione elencando tutti i “pro” del lancio di nuove caramelle e vuoi mostrare una slide in cui fai vedere che ogni lancio di nuovi prodotti ha generato un incremento dei volumi delle vendite.
Quando proietti la slide devi focalizzare l’attenzione del pubblico. I dati, nella tabella che abbiamo visto fino ad ora sono 55, rischi che il tuoi capi si perdano andando a vedere tutti i dati di vendita. A te interessa tenerli focalizzati sull’idea che lanciare nuovi prodotti sia un vantaggio. Evidenzia i casi che supportano la tua tesi e mostrali in modo netto:

“Come vedete dalla slide, ogni volta che lanciamo delle nuove caramelle le vendite aumentano in modo considerevole, fino anche a quadruplicare. Dobbiamo concentrarci sulla ricerca e sviluppo se vogliamo rimanere competitivi sul mercato”.

Le tabelle, se usate bene, possono essere uno strumento importante per il successo della tua presentazione, basta usarle nel modo migliore senza ammorbare il pubblico con decine di slide.
Se i numeri e le tabelle sono la priorità della tua presentazione, forse stai usando il media sbagliato. Ti conviene riprogettare la presentazione o utilizzare un media più idoneo, come un documento word o un report cartaceo.